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智能办公室如何实现呢
- 2018-11-03 -

在过去二十年,“办公室”这一概念愈来愈开放和自由,一些大型机构更将办公室设计得如共享空间。并且因为某些岗位的性质需要,员工经常出外勤,公司会考虑他们灵活在家办公。资讯科技公司创办人、香港创科发展协会会长、香港电脑学会前副会长陈迪源,从事资讯科技及工业自动化行业超过二十年。今期“3C科技”他向读者全方位解读“智能办公室”如何实现“办公智能化”。

 

热办公桌(HotDesking),就是员工可以随意选座,把手提电脑和通过以二维码(QRCode)或手机启用的智能存储柜将随身物品搬到办工桌即可工作。这样令办公室空间多了,员工也可以因应项目和团队的需要作不同的座位安排。这些新型的办公室更专注於舒适的傢具和人性化的工作环境,以帮助员工放鬆身心,使他们更具创造性和生产力。办公室硬件上的升级容易完成,但问题是办公室中的技术仍然停滞不前,简单如尝试连接电话会议或从笔记本电脑呈现PowerPoint,仍然像以前一样麻烦。智能办公室(SmartOffice)的概念应运而生。

 

由打字机开始,複印机/传真机,笔记本电脑,智能手机/平板电脑,视频/互联网会议,办公室科技发展的应用一直只作为辅助工具去提高员工生产力。这些科技的应用并没有实质地改变人才管理、培育和提升资源效益,也未能将高质素服务标準化。不过随着人工智能、大数据、云运算和物联网的兴起,办公室科技逐渐提升到智能办公室的层面。

 

笔者认为真正的智能办公室应该是将科技、办公室设计和使用者心态结合起来的。工作场所的设计和管理对员工的生产力、创造力和参与度固然有着深远的影响,但即使是配备了新技术的现代化办公室,员工的表现和生产力也有可能不尽如人意。作为公司重要资产的员工,必须做好準备迎接新时代的到来。笔者希望藉着这篇文章让读者更了解智能办公室为何物。

 

A.I.和NLP的运用

 

智能办公室初期的发展主要集中在使用A.I.来实现重複性任务的自动化;也多用於增强客户服务,例如在办工时间外及繁忙时间利用聊天机械人作第1层的客户沟通。这类机械人不仅减少客户的等待时间,也可确保服务质素。为了充分利用A.I.,公司需要开始完善客户档案,不仅是个人数据,购买历史,还有偏好,兴趣,甚至社交媒体帐户。通过大数据分析,公司将能够通过相机、电邮地址,甚至声音来识别客户,并提供个性化服务。

 

A.I.也将配合语音识别和自然语言处理发挥更大的作用,例如通过语音识别进行文字输入从而节省大量时间,也可辨别不同人的声音而自动做会议记录。同时由於越来越多物联网设备的应用,如IPCam、智能灯泡、不同的感应器等,而这些设备几乎都是没有输入介面的。因此,带有语音指令功能的智慧人工助理(如AmazonAlexa、GoogleAssistant等)将会开始普及。希望像电影《钢铁侠》的主角一样,呼唤一句:“Jarvis,你能重複刚刚听到的这件事吗?”已经不是难事。现在的系统甚至可以简单说一句:“请帮我预约明天早上9时在会议室和销售部的同事开会。”系统就会预约会议室、在日程表上记录,并自动发电子邮件给与会者。由於价格便宜,这类智慧人工助理装置将会出现在每个桌面之上,员工只要用平常的语调发出指令便可进行更多个人任务,如拨打电话或发送消息、检查日曆和待办事项列表、或者访问业务应用程序的信息。美中不足是这些服务及装置对粤语的支援仍然不足。总体而言,A.I.配合自然语言处理的运用可以改变工作方式,作为数字职场发展的一部分,智能办公室中A.I.的实际运用正在普及。

 

物联网时代

 

智能办公室的发展,归功於物联网,将满足每位员工的个性化工作空间需求,并可以更好地照顾员工之间的差异。物联网装置可以检测到工作环境中的哪个地方可以提高效率。传感器自动管理各个工作区和灯光,员工离开工作区後立即改变空调模式,以优化能源消耗,令未来的办公室变得非常聪明。试想一下,您的工作空间侦测到您正坐在写字台旁边,它自动调整桌面高度、调节灯光、加热椅子。其实侦测到的是您的智能手机或智能穿戴装置,您也可以将它们用作门禁设备来打开房间和读取电脑档案。

 

智能办公室中的物联网设备大致可以分为三大类:基础设施;重新利用智能家居设备;以及特定功能的物联网设备。虽然有关智能建筑的讨论近几年才火热起来,不过多年来工作场所的基础设施一直在变得更加智能化,例如,已存在许久的物业管理系统可用於控制空调、灯光或门禁。此外,办公室安全和报警系统现在普遍连接到互联网,以便通过应用程序控制它们。使这些系统更加智能化,可以让办公室平稳有效地运行,比如供暖系统可以根据天气变化调节办公室温度一样,员工也更加舒适。物联网设备早期大多用於家庭中,诸如智能插头、灯泡、锁、咖啡机、运动传感器、空气质量传感器和相机等智能家电,其实这些设备也可以在工作场所找到用途;员工有时也会携带个人的智能家居产品来公司,让自己工作得更舒适。

 

机械人不会取代人类

 

多年来,工作场所一直有机械人,但比较常见於製造业、工程或仓库(作为工业物联网的一部分)。智能办公室的机械人应用暂时主要有两个场景,一是可以用作运输、领航,以及进行繁重的体力劳动工作;也有企业用机械人做接待员。远程呈现是办公室机械人的第二个适用场景。远程呈现机械人一般有一个屏幕和车轮上配备网络摄像头,可以帮助访问者看到办公室,而且还可以与会议室裏的同事进行视频会议,打破地理局限。儘管这些使用案例中的卖点是以新奇吸睛,但是相信自动化系统及机械人还是可以取代一些从事简单、重複工作的角色的。很多人担心机械人会取代人类,但笔者相信这至少在可预见的将来不会发生。事实上,与其担心机械人的行为更像人类,我们应该担心人类变得将像机械人。

 

科技进步之利弊

 

快速进步的科技为人类提供了随时随地工作的可能性。但智能办公室的流行和更多数据及个人资料的收集,将有意无意让企业拥有一个全新的高度机密的数据库。并且可能更频繁地用於核正员工的表现,与智能办公相关的发展可能会开启行为监控的新时代。如果企业容许员工将自己的物联网设备带入办公室,他们是否意识到这些设备大多没有基本的安全保护。这些设备通常包含麦克风、摄像头和GPS定位功能,而且往往容易被入侵,沦为商业间谍活动的工具。即使没有人或机构企图恶意监视您的组织,这些设备也会记录有关办公室和员工的大量数据,成为隐私隐患。员工很容易将这些设备连接到办公室的WiFi网络,但管理人员却很难发现和管理这些设备。

 

引入智慧人工助理和智能扬声器也意味着大部分会议内容都可能被大型科技公司记录、分析和存储。对於大多数小企业来说,这不算是风险,但稍有规模的企业又会否介意有对耳朵在房间角落听着公司重大交易的讨论呢?但笔者认为,这些担忧不应该成为使用创新技术的障碍。公司应落实与时俱进的隐私政策,建立可靠和安全的网络基础设施,只允许授权的物联网设备在办公室使用,对员工进行适当的智能办公室培训也很重要。採取这些措施後,科技应用和网络安全就可以两全其美。